Privacyverklaring

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens wordt binnen Praktijk Lumi alle informatie bedoeld die de cliënt als persoon ‘identificeerbaar’ maakt, zoals:

• Algemene gegevens zoals naam, geboortedatum, woonadres en BSN nummer.
• Contactgegevens van de cliënt en (indien van toepassing) de contactgegevens van ouders.
• Informatie die wij verkrijgen van andere zorgverleners over de ontwikkeling en het welzijn van de cliënt. Denk hierbij aan school/mentor, huisarts of eerdere hulpverlening.

Hoe worden ze verzameld?
Praktijk Lumi verzamelt persoonsgegevens via aanmeldingen. Deze aanmeldingen komen binnen via de cliënt zelf, via ouders, via een arts of via de gemeente. De gemeente heeft dan toestemming van het gezin gekregen om een gezinsplan op te sturen.

Wie ziet en verwerkt de gegevens?

Alle medewerkers van Praktijk Lumi zijn verwerkingsverantwoordelijke over de persoonsgegevens van hun eigen cliënten. Zij zijn degene die de clientgegevens kunnen verzamelen, vastleggen, opvragen, raadplegen, gebruiken, afschermen, beheren en inzien. De directie van Praktijk Lumi let er op dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt nageleefd volgens de AVG-wet (mei 2018).

Naast de eigen behandelaar hebben mevrouw N. Nanninga-Bruins (directie/hoofdbehandelaar) en mevrouw van Hoof-Gijzen (verantwoordelijk voor nieuwe aanmeldingen) de rechten om alle dossiers te bekijken, aan te vullen en wanneer nodig aan te passen. Dit doen zij alleen wanneer het belangrijk is voor het zorgproces en/of het welzijn van het kind.

Praktijk Lumi acht het belangrijk dat de verwijzer op de hoogte is van de gegeven behandeling. In trajecten zal er daarom bij ieder evaluatiemoment een korte update worden gegeven aan de verwijzer. Op deze manier blijft de (huis)arts of jeugdprofessional op de hoogte en kan deze optimaal inspringen bij eventueel latere problemen. Daarnaast kan het voor het traject belangrijk/helpend zijn om informatie uit te wisselen met het CJG, de school of andere betrokkenen. Op het toestemmingsformulier kun je echter zelf aangeven voor welke personen/instanties je wel of geen toestemming geeft om gegevens uit te wisselen.

Toegang en bescherming van persoonsgegevens

Praktijk Lumi verwerkt veel persoonsgegevens en gaat hier zorgvuldig mee om. We hanteren passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dit kader zijn er diverse maatregelen genomen waaronder encryptie van namen en versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk. Er wordt gebruik gemaakt van beveiligde servers, afgesloten ruimtes en zijn alert op de ICT.

• Er zijn verschillende procedures van kracht, waarin onze werkwijze staat omschreven, die jaarlijks up-to-date gehouden worden. De medewerkers zijn op de hoogte van de procedures met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens en de omgang met een datalek, dit alles volgens de privacywetgeving.
• De toegang tot de gegevens (autorisatie) is alleen voor de medewerkers die een behandelrelatie hebben met een cliënt of die door hun werk de behandelrelatie mogelijk maken. Medewerkers van Praktijk Lumi, die toegang hebben tot uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding.
• Praktijk Lumi verlangt dezelfde technische en organisatorische maatregelen van haar verwerkers en zal dit vastleggen in verwerkersovereenkomsten.
• Voor de uitvoering van dienstverlening schakelen wij indien nodig andere partijen in. Denk aan ketenpartners, accountants e.d. Wij treffen hierbij de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens alleen verwekt worden voor zover dat in dit kader nodig is. De andere partijen verwerken uw gegevens alleen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Praktijk Lumi gebruikt de volgende programma’s of -systemen voor de verwerking van persoonsgegevens:

• Zorgmail en Zivver: landelijk beveiligde mailsystemen om persoonsgegevens met de gemeentes te delen.
• Zilliz (Landmerc+): Vastleggen van de zorg en administratie.

Doelen van persoonsgegevens verzamelen:

• Ondersteuning kunnen bieden om uw hulpvraag te beantwoorden; het kunnen uitvoeren van het overeengekomen behandelplan.
• Het aanleggen en beheren van een digitaal cliëntendossier.
• Het voeren van de (financiële) administratie en het voldoen aan de wettelijke verplichtingen daartoe, zoals de bewaarplicht en het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.
• Met cliënt(systemen) en andere belanghebbenden in contact kunnen treden.
• Klachten en incidenten kunnen onderzoeken en hier actie op kunnen ondernemen.
• U informeren over nieuwe producten en/of diensten aangeboden door het team van Praktijk Lumi.

Bewaartermijn

De cliëntgegevens worden na het sluiten van de zorg nog 20 jaar bewaard wanneer het jeugdwet betreft. Dit zijn wettelijke termijnen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft U het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Praktijk Lumi en heeft U het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Indien U zich wilt beroepen op een van deze rechten, mag u hierover een verzoek indienen bij uw betrokken behandelaar en/of bij de directie van Praktijk Lumi (nienke@praktijk-lumi.nl). De directie zal binnen één maand na binnenkomst van het verzoek reageren naar de betrokkenen. U ontvangt een e-mail en/of een brief met een gemotiveerde reactie op het verzoek.

Inzien en Corrigeren
U heeft het recht om het eigen dossier in te zien. Ook heeft U het recht om gegevens in het dossier te laten wijzigen, aan te vullen of te verwijderen indien die gegevens feitelijk onjuist, niet compleet of niet-terzake-doende zijn. De aanpassingen kunnen niet op de visie van de behandelaar zijn, maar deze visie kan wel worden aangevuld met uw eigen visie of mening.

Verwijderen
U heeft het recht om gegevens uit het dossier te laten verwijderen. Dit verzoek kan geweigerd worden door de directie van Praktijk Lumi indien de gegevens nodig zijn om de zorg te blijven leveren of wanneer zij verplicht zijn om deze gegevens te bewaren.

Intrekken toestemming gegevensverwerking
Indien U uw toestemming tot gegevensverwerking intrekt, zijn wij verplicht deze gegevens te wissen. Het gevolg hiervan kan zijn dat uw dossier gesloten moet worden en de zorg niet langer kan worden geleverd.

Gegevensoverdraagbaarheid
Dit betekent dat U bij ons een verzoek kunt indienen om een kopie van uw gegevens door te sturen aan een andere organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan algemene gegevens. Verslagen worden gezien als eigendom van de cliënt en dient de cliënt zelf met een derden te delen indien gewenst.

Klachten

Indien u niet tevreden bent over hoe Praktijk Lumi omgaat met uw persoonsgegevens, kunt u dit bespreken met uw behandelaar en/of de directie. Indien u wenst kunt u een klacht indienen.

Mocht u na de standaard klachtenprocedure alsnog van mening zijn dat uw klacht niet juist is afgehandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of ons privacy beleid, of een beroep wilt doen op uw wettelijke rechten, dan kunt u contact opnemen met Nienke Nanninga-Bruins, nienke@praktijk-lumi.nl

Wilt u meer weten over wet- en regelgeving? En over wat er de afgelopen jaren veranderd is en gaat veranderen? Neem dan een kijkje bij www.autoriteitgegevens.nl

Daar vindt u meteen uw rechten over de verwerking van persoonlijke gegevens.